اموال گردانی چیست؟ مزایا اموال گردانی در حسابداری و کاربرد ها

مدیریت دارایی ها و اموال یکی از بخش های مهم در نظم مالی هر مجموعه است. شرکت ها، سازمان ها و حتی کسب و کارهای کوچک معمولا تعداد زیادی دارایی مانند تجهیزات، ماشین آلات، وسایل اداری، رایانه ها، ابزارها و سایر اموال در اختیار دارند. اگر این دارایی ها به شکل دقیق ثبت، کنترل و پیگیری نشوند، احتمال بروز اشتباه در اطلاعات مالی، مفقودی اموال، استفاده نادرست از تجهیزات و حتی اختلاف میان اطلاعات حسابداری و وضعیت واقعی دارایی ها افزایش پیدا می کند.

در چنین شرایطی، اموال گردانی به عنوان یکی از فرآیندهای مهم در حسابداری و مدیریت دارایی ها مطرح می شود. هدف از اموال گردانی تنها تهیه یک فهرست از دارایی های شرکت نیست؛ بلکه باید مشخص شود هر دارایی در اختیار چه شخص یا واحدی قرار دارد، در چه محلی نگهداری می شود، چه وضعیتی دارد و آیا اطلاعات ثبت شده درباره آن با واقعیت مطابقت دارد یا خیر ؛ اجرای اصولی این فرآیند به سازمان کمک می کند تصویر دقیق تری از دارایی های خود داشته باشد و تصمیم های مالی و مدیریتی را بر اساس اطلاعات واقعی اتخاذ کند.

اموال گردانی چیست؟

اگر بخواهیم به زبان ساده توضیح دهیم که اموال گردانی چیست، باید گفت اموال گردانی فرآیندی برای شناسایی، شمارش، بررسی، ثبت و تطبیق دارایی های یک مجموعه با اطلاعات موجود در سیستم حسابداری یا سامانه اموال است.

در این فرآیند، اموال موجود به صورت فیزیکی بررسی می شوند و مشخصات آن ها با اطلاعات ثبت شده مقایسه می شود. برای مثال ممکن است در سیستم حسابداری یک شرکت 20 دستگاه رایانه ثبت شده باشد، اما هنگام بررسی مشخص شود که یکی از دستگاه ها به واحد دیگری منتقل شده، یک دستگاه مستهلک شده و دستگاه دیگری نیز در اختیار یکی از کارکنان قرار دارد.

اموال گردانی می تواند به شکل دوره ای یا در شرایط خاص انجام شود. برای نمونه، بسیاری از سازمان ها در پایان سال مالی یا در بازه های مشخص اقدام به بررسی دارایی های خود می کنند. همچنین در زمان تغییر مدیر، جابه جایی واحدها، انتقال محل شرکت، ادغام سازمانی یا تحویل مسئولیت نیز ممکن است اموال گردانی ضرورت پیدا کند.

هدف از اموال گردانی در یک مجموعه چیست؟

اموال یک شرکت فقط اعداد ثبت شده در دفاتر حسابداری نیستند. هر دارایی دارای یک وضعیت واقعی در محیط کار است و باید بتوان میان اطلاعات مالی و وضعیت فیزیکی آن ارتباط برقرار کرد.

مهم ترین اهداف اموال گردانی عبارتند از:

• شناسایی دقیق دارایی های موجود
• بررسی محل استقرار هر دارایی
• مشخص کردن شخص یا واحد استفاده کننده از اموال
• شناسایی اموال مفقود یا جابه جا شده
• بررسی وضعیت فیزیکی تجهیزات
• شناسایی دارایی های بلا استفاده یا مازاد
• تطبیق اطلاعات ثبت شده با موجودی واقعی
• کمک به اصلاح اطلاعات حسابداری
• افزایش کنترل داخلی سازمان
• فراهم کردن اطلاعات دقیق برای تصمیم گیری مدیریتی

بنابراین اموال گردانی را می توان بخشی از فرآیند کنترل دارایی های سازمان دانست که ارتباط مستقیمی با نظم مالی و حسابداری مجموعه دارد.

خدمات اموال گردانی شامل چه مواردی است؟

خدمات اومال گردانی که در بسیاری از مجموعه ها با عنوان خدمات اموال گردانی شناخته می شود، می تواند متناسب با اندازه سازمان و تعداد دارایی ها متفاوت باشد. یک شرکت کوچک ممکن است تنها به بررسی تجهیزات اداری نیاز داشته باشد، در حالی که یک کارخانه یا سازمان بزرگ باید هزاران قلم دارایی را در بخش های مختلف بررسی و ثبت کند.

مهم ترین خدمات در این حوزه معمولا شامل موارد زیر است:

شناسایی و ثبت دارایی ها

در اولین مرحله، اموال موجود شناسایی و اطلاعات مربوط به هر قلم ثبت می شود. این اطلاعات می تواند شامل عنوان مال، کد اموال، مشخصات فنی، محل استقرار، واحد استفاده کننده و وضعیت دارایی باشد.

شمارش و بررسی فیزیکی

صرفا وجود یک دارایی در سیستم به معنای وجود واقعی آن نیست. به همین دلیل اموال باید در محل مورد نظر مشاهده و بررسی شوند. در این مرحله تعداد و وضعیت واقعی دارایی ها مشخص می شود.

تطبیق اطلاعات مالی و فیزیکی

یکی از مهم ترین بخش های اموال گردانی، مقایسه اطلاعات موجود در سیستم با دارایی های واقعی است. مغایرت های احتمالی باید شناسایی و برای اصلاح آن ها اقدام شود.

بررسی جابه جایی اموال

در سازمان های بزرگ، تجهیزات ممکن است بین واحدها یا شعب مختلف جابه جا شوند. اگر این انتقال ها به درستی ثبت نشوند، اطلاعات سیستم با وضعیت واقعی مطابقت نخواهد داشت. بررسی سوابق جابه جایی از بخش های مهم خدمات اموال گردانی است.

شناسایی اموال مستهلک و بلا استفاده

گاهی دارایی در سیستم ثبت شده است، اما عملا دیگر مورد استفاده قرار نمی گیرد. شناسایی این موارد می تواند به سازمان در تصمیم گیری درباره تعمیر، فروش، اسقاط یا جایگزینی تجهیزات کمک کند.

تهیه گزارش نهایی

پس از بررسی دارایی ها، اطلاعات جمع بندی شده و گزارش های مورد نیاز مدیریت یا واحد حسابداری تهیه می شود. این گزارش ها می توانند مغایرت ها، اموال موجود، اموال مفقود، دارایی های بلا استفاده و سایر موارد مهم را مشخص کنند.

فرآیند اموال گردانی چگونه انجام می شود؟

اموال گردانی یک فرآیند مرحله ای است و دقت در هر مرحله روی نتیجه نهایی تاثیر می گذارد.

1. آماده سازی اطلاعات

پیش از شروع عملیات، اطلاعات ثبت شده در سیستم یا دفاتر اموال بررسی می شود. در این مرحله فهرست دارایی ها، کدهای اموال و محل های استقرار مشخص می شوند.

2. بررسی فیزیکی

در مرحله بعد، اموال به صورت واقعی مورد بررسی قرار می گیرند. برای هر دارایی مشخص می شود که آیا در محل ثبت شده وجود دارد یا خیر.

3. ثبت مغایرت ها

هرگونه تفاوت میان اطلاعات سیستم و وضعیت واقعی باید ثبت شود. برای مثال ممکن است یک دستگاه در سیستم متعلق به یک واحد باشد، اما در حال حاضر در واحد دیگری استفاده شود.

4. بررسی علت مغایرت

صرفا شناسایی اختلاف کافی نیست. باید مشخص شود دلیل ایجاد مغایرت چه بوده است. ممکن است دارایی منتقل شده باشد، اطلاعات آن به روز نشده باشد یا در برخی موارد دارایی از بین رفته یا مفقود شده باشد.

5. اصلاح و به روز رسانی اطلاعات

پس از تایید مغایرت ها، اطلاعات مربوط به دارایی ها اصلاح و به روز می شود تا سوابق مالی و اموالی مجموعه با وضعیت واقعی هماهنگ شود.

مشاوره برای اموال گردانی چه کمکی می کند؟

اجرای اموال گردانی در یک مجموعه بزرگ بدون برنامه ریزی می تواند زمان زیادی مصرف کند و حتی باعث ایجاد خطا در اطلاعات شود. به همین دلیل مشاوره برای اموال گردانی می تواند برای سازمان هایی که تعداد زیادی دارایی دارند، کاربرد قابل توجهی داشته باشد. مشاور در این زمینه می تواند به مجموعه کمک کند تا روش مناسب برای شناسایی و کنترل دارایی ها را انتخاب کند، فرآیند ثبت اطلاعات را استاندارد کند و مسئولیت های واحدهای مختلف را مشخص سازد.

مشاوره مالیاتی  همچنین می تواند پیش از شروع اموال گردانی انجام شود تا مشکلات احتمالی از ابتدا شناسایی شوند. برای مثال اگر کدگذاری دارایی ها نامنظم باشد یا اطلاعات موجود در سیستم ناقص باشد، بهتر است ابتدا این مشکلات برطرف شوند و سپس عملیات اصلی آغاز شود.

چه مجموعه هایی به اموال گردانی نیاز دارند؟

اموال گردانی تنها مخصوص شرکت های بسیار بزرگ نیست. هر مجموعه ای که دارای دارایی های قابل توجه باشد، می تواند از این فرآیند استفاده کند.

برخی از مجموعه های نیازمند اموال گردانی عبارتند از:

• شرکت های خصوصی
• سازمان های دولتی
• کارخانه ها و واحدهای صنعتی
• شرکت های خدماتی
• موسسات آموزشی
• بیمارستان ها و مراکز درمانی
• فروشگاه ها و مجموعه های زنجیره ای
• شرکت های دارای چند شعبه
• موسسات و سازمان های دارای تجهیزات متعدد

هرچه تعداد دارایی ها بیشتر و ساختار سازمان پیچیده تر باشد، اهمیت کنترل منظم اموال نیز افزایش پیدا می کند.

مزایا اموال گردانی در حسابداری

یکی از موضوعاتی که در مدیریت مالی شرکت ها اهمیت زیادی دارد، شناخت مزایا اموال گردانی در حسابداری است. اموال گردانی زمانی ارزش واقعی خود را نشان می دهد که نتایج آن در فرآیندهای حسابداری و مدیریتی مورد استفاده قرار گیرد.

افزایش دقت اطلاعات مالی

وقتی اطلاعات دارایی های واقعی با اطلاعات ثبت شده در سیستم تطبیق داده می شود، احتمال باقی ماندن اطلاعات اشتباه کاهش پیدا می کند. این موضوع می تواند کیفیت گزارش های مالی مربوط به دارایی ها را افزایش دهد.

کنترل بهتر دارایی های شرکت

اموال گردانی مشخص می کند هر دارایی کجا قرار دارد و در اختیار چه واحدی است. در نتیجه کنترل تجهیزات و سایر دارایی ها ساده تر می شود.

کاهش احتمال مفقودی اموال

ثبت دقیق محل و مسئول هر دارایی باعث می شود پیگیری تجهیزات آسان تر باشد و در صورت بروز مغایرت، امکان بررسی سوابق وجود داشته باشد.

کمک به مدیریت هزینه ها

با شناسایی تجهیزات بلا استفاده یا فرسوده، مدیران می توانند درباره تعمیر، جایگزینی یا واگذاری آن ها تصمیم گیری کنند. این موضوع می تواند از هزینه های غیرضروری جلوگیری کند.

بهبود کنترل داخلی

اموال گردانی یکی از ابزارهای کنترل داخلی است. سازمان با بررسی منظم دارایی ها می تواند نقاط ضعف موجود در فرآیند تحویل، نگهداری و جابه جایی اموال را شناسایی کند.

کمک به تصمیم گیری مدیریتی

مدیر زمانی می تواند برای خرید تجهیزات جدید تصمیم درستی بگیرد که بداند چه مقدار دارایی در اختیار سازمان است و چه بخشی از آن ها قابل استفاده هستند. اطلاعات حاصل از اموال گردانی می تواند در چنین تصمیم هایی کاربرد داشته باشد.

تفاوت اموال گردانی با ثبت ساده دارایی ها

گاهی تصور می شود اگر دارایی یک شرکت در نرم افزار حسابداری ثبت شده باشد، دیگر نیازی به اموال گردانی وجود ندارد. در حالی که ثبت دارایی و اموال گردانی دو موضوع متفاوت هستند.

ثبت دارایی نشان می دهد یک مال در سوابق شرکت وجود دارد، اما اموال گردانی بررسی می کند که آیا آن دارایی واقعا وجود دارد، کجا قرار دارد، چه وضعیتی دارد و آیا اطلاعات ثبت شده درباره آن با شرایط فعلی مطابقت دارد یا خیر.

به همین دلیل حتی مجموعه هایی که از نرم افزارهای مالی و سیستم های مدیریت دارایی استفاده می کنند نیز ممکن است به بررسی فیزیکی و دوره ای اموال نیاز داشته باشند.

نقش نرم افزار در اموال گردانی

استفاده از نرم افزارهای مدیریت دارایی می تواند فرآیند اموال گردانی را منظم تر و سریع تر کند. در این سیستم ها برای هر دارایی اطلاعات مشخصی ثبت می شود و امکان جستجو، گزارش گیری و پیگیری تغییرات وجود دارد.

استفاده از کد اموال، بارکد یا سایر روش های شناسایی نیز می تواند احتمال خطای انسانی را کاهش دهد. البته نرم افزار به تنهایی جایگزین بررسی واقعی دارایی ها نمی شود؛ بلکه ابزاری برای ثبت و مدیریت بهتر اطلاعات است.

اشتباهات رایج در اموال گردانی

برخی اشتباهات می توانند نتیجه اموال گردانی را تحت تاثیر قرار دهند. از جمله این موارد می توان به ثبت ناقص اطلاعات، مشخص نکردن مسئول هر دارایی، به روز نکردن محل استقرار تجهیزات، نادیده گرفتن اموال مستهلک و بی توجهی به مغایرت های شناسایی شده اشاره کرد.

همچنین اگر اموال گردانی فقط برای رفع یک مشکل مقطعی انجام شود و سیستم مشخصی برای به روز رسانی اطلاعات وجود نداشته باشد، احتمال ایجاد مغایرت های جدید در آینده وجود خواهد داشت.

چگونه یک فرآیند مناسب برای اموال گردانی داشته باشیم؟

برای داشتن یک سیستم منظم، بهتر است اموال شرکت از ابتدا دارای کد و اطلاعات مشخص باشند. مسئولیت نگهداری هر دارایی نیز باید روشن باشد و هرگونه تحویل، انتقال، تعمیر یا خروج از سازمان در سوابق ثبت شود.

اموال گردانی دوره ای نیز باید بر اساس برنامه مشخص انجام شود. پس از پایان هر دوره، مغایرت ها باید بررسی و اصلاح شوند تا اطلاعات سیستم به مرور زمان از وضعیت واقعی فاصله نگیرد.